Sist oppdatert: 28. juni 2023
1. Ansvar for behandling av personopplysninger i FiB
FiB, ved Festspilldirektøren, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Behandlingsansvarlig har ansvaret for at all behandling av personopplysninger utføres i samsvar med den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen.
Ved spørsmål om erklæringen eller vår behandling av personopplysninger generelt, kan du ta kontakt med oss:
Telefon: +47 55 21 06 30
E-post: info@fib.no
Post: Pb. 183 Sentrum N-5804 Bergen
Når du besøker nettstedet fib.no, plasseres det informasjonskapsler (cookies) i nettleseren din. Informasjonskapsler er små tekstfiler som lagres på din datamaskin, mobiltelefon eller nettbrett når nettsiden lastes ned i din nettleser.
Ved å besøke nettstedet vårt samtykker du til at det settes informasjonskapsler i din nettleser, i og med at de fleste nettlesere automatisk aksepterer informasjonskapsler. Du kan avvise bruken av informasjonskapsler ved å endre innstillingene i nettleseren din. På denne siden kan du også velge å kun akseptere cookies som er nødvendige for at nettstedet skal fungere.
Her finner du oversikt over våre informasjonskapsler (cookies) og din status på godkjenning av cookies.
I den grad vi behandler personopplysninger gjennom bruk av cookies, er det rettslige grunnlaget at behandlingen er nødvendig for å ivareta våre berettigede interesser i å optimalisere nettstedet slik at det fungerer og er brukertilpasset, forbedre informasjonstilbudet og markedsføringen vår, og ivareta sikkerheten på nettstedet, jf. GDPR art. 6 nr. 1 f) og GDPR art. 6 nr. 1 c), jf. artikkel 32.
FiB innhenter statistikk om hvordan nettstedet brukes gjennom analyseverktøyet Google Analytics. Formålet med statistikken er å forbedre informasjonstilbudet på nettstedet.
Statistikken gir oversikt over:
Hvilke sider som blir besøkt
Hvor mange som besøker sidene våre
Hvor lenge besøket varer
Hvilke nettlesertyper som benyttes
Hvilke type enheter som benyttes (pc, nettbrett eller mobiltelefon)
IP-adresse som viser besøkendes geografiske plassering
Informasjonen sendes til Google og lagres på selskapets servere i USA. Google kan overføre statistikken til tredjeparter hvis dette er påkrevd iht. lov eller i tilfeller hvor tredjeparter behandler informasjonen på vegne av Google.
Personopplysningene behandles for å ivareta vår berettigede interesse i å forbedre informasjonstilbudet på våre nettsider, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 f). Statistikk slettes etter 26 måneder.
FiB benytter SoundCloud til strømming av lydopptak fra våre arrangementer. Soundclouds avspiller gjøres tilgjengelig på fib.no for at publikum skal kunne lytte til opptakene.
Når du spiller av opptak vil SoundCloud samle inn informasjon om brukeratferd gjennom bruk av informasjonskapsler, piksler, lokal lagring og enhetsidentifikatorer.
Les mer om hvordan informasjonen behandles i SoundClounds personvernerklæring.
FiB har profilsider (såkalte «fansider») i flere sosiale medier for å dele innhold og kommunisere med våre følgere. Kanalene benyttes også til å vise annonser til personer som tidligere har vist interesse for Festspillene.
Når fansidene våre besøkes samler det sosiale mediet inn personopplysninger for å utarbeide statistikk. Vi mottar anonymisert og aggregert statistikk som gir oss innsikt i hvor mange som besøker eller følger oss, antall liker-klikk og annet engasjement på sidene våre. Formålet med statistikken er å måle effektiviteten av og forbedre markedsføringen vår.
Personopplysningene behandles for å ivareta våre berettigede interesser som fremgår av formålene ovenfor, jf. GDPR art. 6 nr. 1 f). Statistikken slettes etter 3 måneder.
FiB behandler personopplysninger om journalister for å behandle forespørsler om akkreditering og distribuere pressebilletter. Vi behandler opplysninger om navn, telefonnummer, e-postadresse, arbeidsplass, og hvilket arrangement journalisten ønsker å delta på.
Personopplysningene behandles for å gjennomføre en avtale, jf. GDPR art. 6 nr. 1 b). Opplysningene slettes når billettene er distribuert.
FiB behandler personopplysninger for å behandle forespørsler om billetter til skoleforestillinger. Vi behandler opplysninger om navn på ansvarlig lærer/kontaktperson, telefonnummer, e-postadresse, navn på skole, elevenes alder, antall elever og antall voksne, samt informasjon om evt. spesielle behov.
Personopplysningene behandles for å gjennomføre en avtale, jf. GDPR art. 6 nr. 1 b). Opplysningene slettes når billettene er distribuert.
Ved deltagelse i våre konkurranser vil vi behandle personopplysninger om navn, e-postadresse og evt. telefonnummer. Formålet med å behandle opplysningene er å gjennomføre konkurransen og trekke en vinner, samt å kunne kontakte vinner av konkurransen. Opplysningene slettes når trekningen er gjennomført.
Personopplysningene behandles på grunnlag av samtykke, jf. GDPR art. 6 nr. 1 a). Et samtykke til en pågående konkurranse kan når som helst trekkes tilbake ved å sende oss en e-post eller benytte kontaktskjemaet på fib.no. Når et samtykke trekkes tilbake vil vi stanse videre behandling og slette opplysningene.
FiB tilbyr en chat-tjeneste på nettstedet fib.no. Formålet er å svare på spørsmål fra publikum og bistå brukere med for eksempel å finne frem i programmet eller å kjøpe billetter.
Når chatten benyttes behandler vi personopplysninger om navn, e-postadresse, IP-adresse, nettlesertype, operativsystem, språkinnstilling, land og region, samt eventuelle tidligere chatter samme dag fra samme IP-adresse. Chat-logger lagres i 3 måneder.
Det genereres anonym statistikk fra chatten som vi bruker til å forbedre våre tjenester. Statistikken gir oss informasjon om referansekilde, land og besøksfrekvens. Statistikken slettes etter ett år.
Logg fra chattene sendes direkte til billett@fib.no.
Loggene benyttes til å svare på eventuelle kundeforespørsler, og for å ta ut statistikk til å re-trene chatboten hvert år. Statistikken viser spørsmålene fra kunden, og gir Festspillene innsikt i hvilke deler av nettsidene som bør forbedres. Loggene slettes i august hvert år.
Personopplysningene behandles på grunnlag av samtykke som gis når chatten åpnes, jf. GDPR art. 6 nr. 1), og for å ivareta vår berettigede interesse i å kunne bistå vårt publikum og forbedre våre tjenester, jf. GDPR art. 6 nr. 1 f).
Ved billettkjøp til et festspillarrangement behandler vi personopplysninger om navn, adresse, e-postadresse, telefonnummer, type billett, dato-, tid-, og sted for arrangementet, pris, og betalingsmetode. Formålet med å behandle opplysningene er å gjennomføre kjøpet, og sende ut billetter og relevant informasjon om arrangementet. E-postadresser vil også benyttes for å sende ut publikumsundersøkelser, jf. pkt. 2.8 i denne erklæringen.
Opplysningene lagres i et billettsystem som driftes av vår databehandler Tixly AS. Anonymisert statistikk overføres fra Tix til Microsoft Power BI og brukes for å forbedre våre tjenester og arrangementer.
Personopplysninger om billettkjøp behandles for å gjennomføre en avtale, jf. GDPR art. 5 nr. 1 b). Kjøps- og transaksjonsopplysninger lagres i Tixly As og betalingssystemet Nets Easy for å overholde lovpålagte plikter i regnskapslovgivningen, jf. GDPR art. 6 nr. 1 c). Statistikken behandles for å ivareta vår berettigede interesse i å forbedre våre tjenester og arrangementer, jf. GDPR art. 6 nr. 1 f).
Kundeopplysninger lagres så lenge det foreligger et aktivt kundeforhold. Opplysninger om inaktive kunder, kjøpshistorikk, og opplysninger som inngår i regnskapet (kjøps- og transaksjonsopplysninger) lagres i 5 år.
FiB sender ut nyhetsbrev på e-post til de som melder seg på nyhetsbrevet vårt. Formålet er å sende ut informasjon og nyheter om festspillprogrammet. For å sende nyhetsbrev registreres opplysninger om navn (frivillig), e-postadresse og informasjon om hvor og når påmeldingen ble registrert.
Personopplysningene behandles på grunnlag av samtykke som gis ved påmelding, jf. GDPR art. 6 nr. 1 a). Et samtykke kan når som helst trekkes tilbake ved å klikke på avmeldingslenken nederst i ett av våre nyhetsbrev. Når et samtykke trekkes tilbake vil vi stanse videre utsendelser og slette opplysningene. Opplysninger om inaktive brukere som ikke har åpnet noen av nyhetsbrevene våre i løpet av de siste 2 årene slettes.
Vi innhenter statistikk for å måle effektiviteten av nyhetsbrevene våre slik at vi kan forbedre kommunikasjonen vår. Statistikken gir oss blant annet oversikt over hvor mange som har åpnet nyhetsbrevene og hvilke lenker brukeren har klikket på. Opplysningene blir ikke anonymisert.
Personopplysningene behandles for å ivareta vår berettigede interesse i å forbedre kommunikasjonen vår, jf. GDPR art. 6 nr. 1 f). Statistikken slettes etter 2 år.
FiB sender ut publikumsundersøkelse på e-post til deltakere på våre arrangementer. Undersøkelsen gjennomføres en gang i året, og det er frivillig å delta. Formålet er å innhente statistikk som gir oss innsikt i publikummet vårt og deres meninger om festivalen, slik at vi kan forbedre oss.
Undersøkelsen er utarbeidet av Norsk Publikumsutvikling, og blir sendt ut i samarbeid med Norstat.
Gjennom undersøkelsen vil vi samle inn og behandle personopplysninger som fremkommer av avgitte svar, for eksempel om alder, bostedsland, yrke, inntekt, og antall tidligere besøk på Festspillene.
I tillegg samler vi inn:
Bruksinformasjon; f.eks. besøkslogger, inkludert IP-adresse, cookies etc.
Enhetsinformasjon; f.eks. hvilken nettleser og operativsystem som benyttes
Henvisningskilde; hvilken kilde eller nettside som henviste brukeren til undersøkelsen
Opplysninger som samles inn via sidekodedata (gif-filer, web beacons og web bugs); f.eks. for å se antall personer som har svart på ulike spørsmål og hva de har svart
Du kan også frivillig oppgi e-postadressen din for å delta i trekningen av en premie. E-postadressen slettes når trekningen er utført.
Personopplysningene behandles på grunnlag av samtykke som gis i forbindelse med deltagelse i spørreundersøkelsen, jf. GDPR art. 6 nr. 1 a). Det er helt frivillig å delta. Et samtykke kan når som helst trekkes tilbake ved å sende oss en e-post eller benytte kontaktskjemaet på fib.no. Når et samtykke trekkes tilbake vil vi stanse videre behandling og slette opplysningene.
Publikumsundersøkelser inkludert statistikk lagres i inntil 6 måneder og blir anonymisert når analysen er gjennomført.
I forbindelse med rekruttering og organisering av frivillige medarbeidere samler FiB inn og behandler nødvendige personopplysninger for å kunne gjennomføre dette arbeidet. Crescat er FiBs leverandør av system for organisering, vaktplanlegging og informasjonsutsendelse relatert til frivillige medarbeidere.
En databehandleravtale mellom Festspillene og Crescat regulerer hvilken informasjon Festspillene har tilgang til og hvordan den skal behandles. Frivillige medarbeidere velger selv hvilken informasjon som oppgis utover navn, epostadresse og ønsket arbeidsrolle, og kan registrere telefonnummer, språk, erfaringer, tilgjengelighet og eventuelle tilleggsopplysninger. Informasjonen lagres i Crescats skytjenester.
Personopplysningene behandles for å gjennomføre en avtale, jf. GDPR art. 6 nr. 1 b). Opplysningene slettes senest innen et år, med mindre frivillig medarbeider samtykker til at Festspillene kan ta kontakt om fremtidige tilbud om frivillig arbeid, jf. GDPR art. 6 nr. 1 a). Ved samtykke vil arbeidserfaring og kontaktinformasjon lagres frem til et evt. samtykke trekkes tilbake. Medarbeidere som ikke lenger deltar i frivillig arbeid vil bli slettet etter 3 års inaktivitet.
Frivillig medarbeider kan når som helst be om innsyn, få sine opplysninger slettet eller korrigert, og frivillige medarbeiders personopplysninger skal utelukkende behandles i det omfang og med de formål som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Henvendelser for innsyn, korrigering eller sletting av personopplysninger i Crescat kan rettes til publikums- og frivilligkoordinator Frida Riisnes på e-post frida@fib.no eller på Festspillenes telefonnummer +47 55 21 06 30.
FiB behandler personopplysninger om jobbsøker for å vurdere om vedkommende er kvalifisert for stillingen. Vi behandler personopplysninger om navn, telefonnummer, e-postadresse, fødselsår, utdanningsnivå, og opplysninger som fremkommer av søknad, CV, og eventuelle referanser som søker har oppgitt.
Personopplysningene behandles for å gjennomføre nødvendige forberedelser til å inngå en eventuell arbeidsavtale, jf. GDPR art. 6 nr. 1 b).
Personpplysninger til søkere som ansettes i selskapet er nødvendige for arbeidsforholdet vil bli lagret så lenge arbeidsforholdet varer. Opplysninger til søkere som ikke blir ansatt vil bli slettet når rekrutteringen er fullført.
FiB behandler personopplysninger for at brukere kan generere personlige tilpassede invitasjoner i tjenesten Del opplevelsen ved bruk av kunstig intellingens-tjenesten Open AI/ChatGPT.
Ved bruk av Del opplevelsen lagres følgende informasjon i vår database:
Navn, navn på den som blir invitert, dato og tid invitasjonen ble opprettet, arrangementsnavn, selve invitasjonen som er generert av Open AI/ChatGPT og metadata (ID-er til bruk i applikasjonen).
Følgende informasjon blir sendt til Open AI/ChatGPT:
Navn, navn på den som blir invitert, beskrivelse om personen som blir invitert, arrangementsnavn og metadata om arrangement dersom dette er tilgjengelig, samt format på invitasjon. Vi fraråder at man legger inn sensitiv informasjon som etternavn, alder, fødselsdato, og lignende.
Personopplysningene behandles på grunnlag av samtykke som gis i forbindelse med generering av invitasjonen, jf. GDPR art. 6 nr. 1 a). Data som sendes gjennom skjemaet blir ikke brukt som treningsdata for modellen, og lagres hos OpenAI i 30 dager.
All informasjon blir slettet etter årets festspill, innen 30. juni 2023, og tjenesten er ikke lenger aktiv.
Du kan selv slette invitasjonen etter den er generert, og du kan også ta kontakt med oss for å slette invitasjonene manuelt.
Festspillene utleverer ikke personopplysninger til andre med mindre vi har innhentet samtykke eller det finnes et annet lovlig grunnlag for å utlevere opplysningene.
Vi benytter leverandører av IT-tjenester for å behandle personopplysninger på våre vegne, såkalte databehandlere. Vi har inngått databehandleravtale med alle leverandører som sikrer at personopplysningene behandles i samsvar med personvernlovgivningen og våre instruksjoner.
I noen tilfeller kan leverandørene overføre og lagre personopplysninger på servere eller hos underleverandører i land som befinner seg utenfor EU/EØS-området (såkalte tredjeland). For å sikre at personopplysningene behandles forsvarlig i mottakerlandet, vil overføringen kun skje i tilfeller der det foreligger et gyldig overføringsgrunnlag. Du kan få ytterligere informasjon og innsyn i overføringsgrunnlaget ved å kontakte oss på info@fib.no.
Oversikt over mottakere og databehandlere:
Tixly: Billettsystem. Håndtering av ordre og kundedata knyttet til kjøpsprosessen. Utsendelse av e-post i forbindelse med arrangementer. Informasjonen behandles i Europa.
Nets Easy: Betalingsportal via billettsystem. Håndtering av transaksjoner i billettsystemet. Informasjonen behandles i Europa.
Mailchimp: E-post-utsendelse i forbindelse med påmelding og avlysning av arrangement. Informasjonen behandles i USA. Overføringsgrunnlaget er EUs standardavtale.
Norsk Publikumsutvikling/Norstat: Utsendelse og gjennomføring av publikumsundersøkelser. Informasjonen behandles i Europa.
Google Analytics: Genererer statistikk om besøkende på nettstedet. Informasjonen behandles i USA. Overføringsgrunnlaget er EUs standardavtale.
LiveHelpNow: Chat-funksjon. Informasjonen behandles i USA. Overføringsgrunnlaget er EUs standardavtale.
PowerBi: Statistikk fra billettkjøp. Informasjonen lagres i Microsoft Azure og behandles i Europa.
SoundCloud: Avspilling av lydopptak. Informasjonen innhentet innen EØS kan overføres til land utenfor EØS. Overføringsgrunnlaget er EUs standardavtale.
Facebook, LinkedIn og Snapchat: Festspillenes bedriftskanaler og annonsesporing. Informasjonen overføres til USA. Overføringsgrunnlaget er EUs standardavtale.
Crescat: System for organisering av frivillige. Informasjonen behandles i Luxembourg og i USA. Overføringsgrunnlaget er EUs standardavtale.
Open AI: Kunstig intelligens-bot som brukes til generering av invitasjoner i tjenesten Del opplevelsen. Informasjonen lagres hos OpenAIs servere i USA. Overføringsgrunnlaget er EUs standardavtale.
Når virksomheter behandler personopplysninger om deg har du rett til å bli informert om behandlingen. FiB overholder informasjonsplikten i denne personvernerklæringen og vil som hovedregel henvise til denne ved forespørsler om informasjon.
Nedenfor kan du lese mer om hvilke rettigheter du har og hvordan du går frem for å gjøre bruk av rettighetene dine:
Du har rett til å gjøre innsyn i egne opplysninger og rett til å be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg. Les mer om retten til innsyn her.
Du har rett til å be oss rette eller supplere opplysninger som er feilaktige eller ufullstendige. Les mer om retten til å rette eller supplere opplysninger her.
I noen situasjoner kan du be oss slette opplysninger om deg før våre alminnelige slettefrister er oppfylt, jf. pkt. 4 i denne erklæringen. Les mer om retten til sletting her.
Vi gjør imidlertid oppmerksom på at vi ikke kan gjennomføre sletting dersom opplysningene er underlagt lovpålagt oppbevaringsplikt, eller hvis det oppstår en tvist og opplysningene er nødvendige for at vi skal kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare oss mot et rettskrav.
I noen situasjoner kan du be oss begrense behandlingen av opplysninger om deg. Les mer om retten til begrensning her.
I noen tilfeller har du rett til å protestere mot vår behandling av opplysninger om deg. Les mer om retten til å protestere her.
Dersom behandlingen av personopplysninger skjer med grunnlag i samtykke eller en avtale med deg, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller en annen behandlingsansvarlig. Les mer om retten til dataportabilitet her.
Du kan utøve dine rettigheter ved å sende en e-post til info@fib.no. Vi vil svare på henvendelsen snart som mulig, og senest innen 30 dager.
Dersom det er nødvendig vil vi be deg om å fremlegge legitimasjon eller annen informasjon som gjør at vi kan bekrefte identiteten din før vi kan oppfylle rettighetene dine.
Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener vi ikke overholder reglene i personvernlovgivningen. Du finner mer informasjon om hvordan du går frem for å klage på Datatilsynet.no. Vi håper imidlertid at du vil si ifra til oss først slik at vi kan få anledning til å rette på forholdet. Klager kan sendes til info@fib.no.
Vi vil oppdatere denne personvernerklæringen ved behov og du vil alltid finne siste versjon på vår nettside. Dersom det gjøres vesentlige endringer i innsamlingen og behandlingen av personopplysninger, eller endringer som krever at vi innhenter nytt samtykke fra deg, vil vi varsle deg særskilt om dette.